Puuttuuko teidän yritykseltänne kassavirtalaskelma? Jos vastasit kyllä, suosittelemme kassavirtaennusteen tekoa välittömästi. Kassavirtaennuste on yksi yrittäjän tärkeimmistä työkaluista ja kassavirran suunnittelu on välttämätöntä, koska tarvitset rahaa pankissa yritystoiminnasta aiheutuvien kulujen kattamiseen. Jos käytössäsi on taloushallinnon järjestelmä, niin siellä voi yleensä hahmottaa kassavirtaa vain lyhyellä aikavälillä ja saldoa päivätasolla, koska järjestelmä huomioi vain sisään tulleet ostolaskut ja jo tehdyt myyntilaskut. Kassavirtaennusteessa suunnitellaan tulevia myyntejä ja ostoja pidemmälle. Kassavirtaennuste tarvitaan heti, kun yrittäjä ei enää voi hallita tietoa omassa päässään. Myös hyvin omavaraisen tai hyvän maksuvalmiuden omaavan yrityksen kannattaa panostaa myös kassavirtaennusteen tekemiseen, sillä rahoja ei välttämättä ole optimaalista makuutta yrityksen tilillä.
Neljä askelta yksinkertaiseen kassavirtaennusteeseen
Kassavirran ajan tasalla pitäminen auttaa sinut näkemään, milloin kassan varat ovat ohuella ja tämä auttaa sinua varautumaan ennalta tilanteeseen. Kassavirta voi auttaa sinua ymmärtämään paremmin, että yleiskustannuksia on leikattava, löydettävä uusia investointeja, käytettävä enemmän aikaa myyntiin tai parannettava kannattavuutta. Tiukassa paikassa yrittäjä voi miettiä proaktiivisesti vaihtoehdot kuivuneeseen kassaan, kuten esimerkiksi siirtymistä factoring-laskutukseen. Kassavirtaennuste auttaa myös silloin, kun kassa on tukevassa kunnossa. Voit harkita laajentumista uusille markkinoille, investoimista uusiin tuotteisiin, isompien tilojen hankkimista tai uuden henkilöstön rekrytointia. Tarkat kassavirtaennusteet auttavat sinua näkemään, onko sinulla varaa tehdä pelilliikeet haluttuun kasvuun.
Seuraavaksi kerromme neljä askelta yksinkertaiseen kassavirtaennusteen laatimiseen. Kassavirtaennusteen tekoon on hyvä käyttää Exceliä.
1. Päätä kuinka pitkän aikavälin haluat suunnitella:
Kassavirran suunnittelu voi kattaa mitä tahansa muutamasta viikosta useisiin kuukausiin. Tavoite on kuitenkin tehdä laskelma vähintään 12 viikon ajalle. Suunnittele niin pitkälle kuin voit ennustaa tarkasti. Jos olet vakiintunut yritys, sinulla saattaa olla ennakoitavissa oleva myyntiputki ja tietoja aiemmilta vuosilta. Jos olet uusi yritys, sinulla ei välttämättä ole valtavaa määrää dataa – joten mitä pidemmälle menet, sitä vähemmän tarkkoja ennustuksesi ovat. Kassavirtaennuste laaditaan viikkotasolla, ei siis kuukausitasolla. Älä huolehdi liikaa, jos et voi suunnitella pitkälle eteenpäin. Kassavirtaennuste voi muuttua ajan myötä. Itse asiassa sen pitäisi. Kun asiat muuttuvat tai saat tarkempia arvioita, voit päivittää suunnitelmasi.
Jos kassa on vahva jo ennestään ja haluaa keskittyä rahavarojen käyttöön, niin voi tehdä kuukausitasoisen useammalle vuodelle.
2. Listaa kaikki tulosi:
Lisää jokaiselle kassavirtaennusteen viikolle kaikki saamasi tulot. Tee yksi sarake jokaiselle viikolle ja yksi rivi kullekin tulotyypille. Isommat tulotyypit voi jakaa myös projekteittain. Voit pitää erillään jo myydyt, sopimuksiin perustuvat tulot sekä aikaisempiin vuosiin pohjautuvan ennusteen, jos sinulla on niitä. Lisää arvot sille viikolle, kun raha todella on pankkitililläsi. Eli silloin kuin on laskun eräpäivä, tai kun raha tulee factoringista. Summa lisätään arvonlisäverollisena. Muista lisätä myyntitulojen lisäksi myös muut mahdolliset tulot kuten veronpalautukset, apu- ja tukirahat, osakkeenomistajien tai omistajien sijoitukset sekä rojaltit tai lisenssimaksut. Laske yhteen kunkin sarakkeen kokonaissumma saadaksesi nettotulosi
3. Listaa kaikki menosi:
Nyt tiedät mitä tuloja sinulla on, joten seuraavaksi selvitetään yrityksen menot. Tee jokaiselle viikolle luettelo kaikista käyttämistäsi rahoista, esimerkiksi:
– Vuokra
– Palkat
– Eläkemaksut (TYEL/YEL)
– TVR
– Työnantajasuoritukset (TAS)
– Verot, ennakonpidätykset
– Arvonlisävero (ALV)
– Raaka-aineet, materiaalit
– Alihankinnat
– Pankkilainat, luottokorttilaskut
– Mahdollinen joku muu merkityksellinen kulu eriteltynä (markkinointi- ja mainonta)
Arvonlisäveron arvioimiseksi voit tehdä automaattisen kaavan, jossa arvonlisäverollisten myyntien alvista vähennetään ostojen alvit. Kun olet listannut kaikki menosi, laske yhteen kunkin sarakkeen kokonaissumma saadaksesi nettomenot.
4. Laske rullaava kassavirta:
Vähennä menoistasi pois tulot jokaisen viikon sarakkeessa. Tämä antaa sinulle joko positiivisen kassavirtaluvun (sinulle tulee enemmän rahaa kuin kulutat) tai negatiivisen kassavirtaluvun (kulutat enemmän kuin sinulla on tuloa). Voit sitten pitää juoksevaa kokonaissummaa viikosta viikkoon saadaksesi kuvan kassavirtaennusteesta ajan mittaan. Liian monta negatiivista viikkoa saattaa aiheuttaa ongelmia, ja sinun on suunniteltava etukäteen varmistaaksesi, että pystyt täyttämään sitoumuksesi – esim. maksaa palkat, lainat ja vuokrat. Muutama positiivinen kuukausi saattaa myös olla merkki siitä, että sinulla on rahaa laajentaa tai sijoittaa.
Kassavirtaennuste on hyvä jakaa koko organisaatiolle, jotta jokainen organisaatiossa ymmärtää miten heidän toiminta vaikuttaa kassaan. Kassavirtaennuste ei ole siis pelkästään johtoryhmä tai hallituksen työkalu vaan sitä voi käyttää tiedonjakamisen välineenä koko organisaatiolle.
Me autamme mielellämme kassavirtaennusteen laadinnassa yrityksiä alkuun! Jos tarvitset apua kassavirtaennusteen tekemiseen, ota yhteyttä Marjutiin ja katsotaan yhdessä kassavirta kuntoon.
Marjut Sibenberg, [email protected], 0400 49 0025.