Joulukuussa 2018 Sarastia (ent. KuntaPro) lähti hakemaan vauhdikkaasti muutosta palkkapalvelukeskuksen toimintaansa. Haasteita tuottivat erityisesti vanhat toimintatavat sekä palkanlaskennan monenkirjavat käytännöt. Tuotannon jatkuvuus painottui hiljaiseen tietoon ja automaatiohankkeet eivät etenisi, jos yhtenäistä tapaa toimia ei löydy. Oli aika toimia. Muutoshanketta lähdettiin viemään eteenpäin Porin yksikössä. Palkkatiimien työskentely muutettiin siilomaisesta linjamaiseksi. Linjamainen työskentely antoi valmiudet tehtävien seurantaan, kierrättämiseen sekä priorisointiin.

Hankkeen aikana päivitettiin työohjeet, kirjattiin ylös palvelun asiakaskohtaisuudet ja muodostettiin työnkiertoa tukevat tehtäväkokonaisuudet. Hanke eteni ketterästi muutamaa osa-aluetta kerralla työstäen. Työntekijöille hanke oli haastava normaalin työn ohessa sekä fuusion aiheuttamien lisäponnisteluiden vuoksi. Esimiehet saivat kiireidensä keskellä tukea ja valmennusta muutoksen läpivientiin, työn ohjaamiseen sekä kommunikointiin. Asiantuntijoille muutos oli vaikein. Yksinpuurtamisesta siirryttiin kohti tiimityöskentelyä, vaihtuvia vastuualueita ja keskitettyjä tehtäväkokonaisuuksia. Muutos vaati sulattelua, mutta tekeminen lähti sujumaan muutaman viikon harjoittelun jälkeen. Innostuneisuus sekä onnistumisen ilo tarttuivat tiimiläisestä toiseen – epäilys muuttui pikkuhiljaa tyytyväisyydeksi. Sarastian asiakkaille hankkeen läpivienti näkyy osaamisen kasvuna, tehokkaampana toimintana ja henkilökohtaisen palvelun lisääntymisenä.

Leos2go toi muutokseen vauhtia huolehtimalla projektin etenemisestä ja tuomalla esimiehille sen tuen mitä muutoksen onnistunut läpivienti edellytti. Kokemus vastaavista hankkeista ja laaja ymmärrys palkkahallinnosta naulasi yhteistyön. Sarastian kovat tavoitteet ja halu uudistua mahdollistivat nopean liikkeelle lähdön. Välillä mahdottomanakin pidetty hanke saatiin liikkeelle saumattomalla yhteistyöllä. Sarastia tulee jatkamaan muutoksen eteenpäinvientiä vaiheittaisesti koko organisaatioon. Valittu suunta tuntuukin nyt juuri oikealta vaihtoehdolta tulevaisuuden kasvutavoitteiden saavuttamiseksi.

KuntaPro Oy ja Kunnan Taitoa Oy yhdistyivät Sarastia-konserniksi 1.5.2019. Sarastia tarjoaa ulkoistuspalveluita julkiselle sektorille. Sarastiassa asiakkaita palvelee 600 talous- ja palkkahallinnon ammattilaista. Sarastia on julkisten palveluiden uudistaja ja palveluliiketoiminnan kehittämisen puolestapuhuja – ajatusjohtaja ja edelläkävijä. Lue lisää: www.sarastia.fi