Tarjoamme teille tehokkuutta liiketoimintaanne
Leos2go ja Kehitysvammaisten Palvelusäätiö (KVPS) käynnisti 2020 vuoden lopussa Power BI -hankkeen johdon raportoinnin sekä projektiseurannan kehittämiseksi. Hankkeen pilotiksi valikoitui KVPS:n kehittämistoiminnan yksikkö, jolla oli eniten tarpeita johdon raportoinnin kehittämisen suhteen. Kehittämistoiminnan yksikkö on vahvasti projektivetoinen yksikkö, mutta heiltä puuttui helppo työkalu projektien raportointiin ja seurantaan.
Ketterälle seurannalle oli tarvetta niin johdossa kuin projektin vetäjilläkin. Sisäisen seurannan lisäksi KVPS:n tulee raportoida vuosittain myös ulkoisille sidosryhmille, erityisesti rahoittajille, projektien tuloksista. Näiden raporttien koostaminen oli työlästä ja tiedot raporteille piti kaivaa eri järjestelmistä käsin ja koostaa Excelissä sopivaan muotoon. Tähän kaivattiin helpotusta ja uudenlaista toimintatapaa. KVPS:n projekteihin liittyy erilaisia tapahtumia, joiden tietoja haluttiin myös analysoida tarkemmin. Projektien raportointiin kaivattiin taloudellisten lukujen rinnalle muitakin ulottuvuuksia, kuten tietoa maantieteellisestä vaikuttavuudesta, osallistujien suositteluasteesta, projektin tavoitteiden täyttymisestä sekä osallistuvista rahoittajista. Näitä ei saatu raportoitua joustavasti ja yhtenevästi olemassa olevilla työkaluilla. Lähdimme rakentamaan Power BI -raportointityökalua helpottamaan tietojen keruuta ja yhdistelyä.
Hanke lähti liikkeelle ensin tarpeiden määrittelyllä ja yhteyksien avaamisella. Hankkeen suurimmat haasteet koettiinkin integraatioiden teossa ja tarvittavien tietojen keräämisestä Power BI:n saataville, mutta ongelmia saatiin taklattua yksi kerrallaan. Ensimmäiseksi työstettiin kevyt projektisalkku Microsoft Sharepointiin, jonne projektipäälliköt kirjaavat projektien perustiedot sekä tekevät kuukausittain statusraportin projektin etenemisestä. Tämän lisäksi myös projekteille liittyvien tapahtumien tapahtumapalautteiden keräämiselle tehtiin oma sähköinen lomake. Tämän jälkeen dataa haettiin Sharepointin projektisalkusta, tapahtumapalautteista, talous- ja palkkahallinnon järjestelmästä. Data purettiin käytettävään muotoon ja ensimmäiset koontinäytöt luotiin asiakkaalle esittelyyn. Parin viikon välein koontinäyttöjä käytiin yhdessä läpi ja myös asiakkaan tarpeet ja raportoinnin mahdollisuudet konkretisoituivat tapaamisten yhteydessä. ”Leos2gon asiantuntijat ottivat selvää ja perehtyivät organisaatiomme toimintaan ja tarpeisiin hyvin. ” Hanke sujui hyvässä yhteistyössä, tarpeista sparraillen ja keskustellen. Leos2go tarttui ongelmiin nopeasti ja muutoksia tehtiin ketterästi tarpeiden tarkentuessa. ”Meiltä projektivastuullisilta ei vaadittu syvällistä teknistä asiantuntemusta, vaan Leos2go selvitti kysymykset ja ratkaisi asiat myös ulkoistettujen ICT-kumppaneidemme suuntaan.”
Lue lisää Kehitysvammaisten Palvelusäätiöstä: www.kvps.fi